Pleyade Intranet

"Zo'n intranet maken, dat lukt alleen als je elkaar vertrouwt. Dat vertrouwen was en is er."

"Motivo heeft een nieuw intranet gerealiseerd dat precies aansluit bij onze wensen als zorgorganisatie. Denk aan een goede zoekfunctie, of eigenlijk 'vind-functie', een duidelijke en gebruiksvriendelijke indeling en het feit dat medewerkers eenvoudig berichten kunnen plaatsen. Wat zo mooi is: het sluit aan bij onze huisstijl, het was een jas die naadloos paste. Het is fris en helder, het is herkenbaar als ons eigen intranet, en het past gewoon heel goed aan bij onze organisatie.", aldus Caroline Terwijn, kwaliteitscontroller en projectleider Digipleyn.

Pleyade

Pleyade biedt zorg en ondersteuning aan ouderen in Arnhem, Elst en de Liemers. Zowel aan huis als op twaalf locaties. Het intranet wordt ingezet als hét interne communicatiemiddel; de plek waar medewerkers alle informatie kunnen vinden om hun werk goed uit te voeren. Een belangrijk onderdeel is een helder documentbeheersysteem zodat belangrijke protocollen te allen tijde bereikbaar zijn. Medewerkers blijven onderling verbonden, komen eenvoudig in contact met elkaar en blijven helemaal op de hoogte van het organisatie- en locatienieuws.

Flexibele leverancier

De specifieke - en in dit geval, urgente - situatie vroeg om een flexibele leverancier, die ook op korte termijn een eerste basisversie kon leveren zodat de overgang zo naadloos mogelijk zou zijn. Door de stevige voorbereiding die bij Pleyade intern al een lange weg gegaan was, waren de randvoorwaarden en eisen al duidelijk.

'Ondanks de goede voorbereiding is het niet zo dat je een nieuw intranet even op een mooie lentenamiddag realiseert, het blijft een grote, maar waardevolle klus.'

Daardoor kon er vanuit de organisatie zelf ook snel geschakeld worden. Bij kennismaking met Motivo was ook vlot duidelijk dat werkbaarheid in eerste fase voorop stond. Dit kon door Motivo gefaciliteerd worden en daarmee startte de vertrouwde en transparante samenwerking.

Caroline licht toe: 'De samenwerking kenmerkt zich door veel enthousiasme uit een toegankelijk bedrijf, een leverancier die graag meedenkt en zich flexibel opstelt. Ook was Motivo extra oplossingsgericht indien nodig. Aan het werken volgens Scrum is het prettig dat je het project zelf in stukjes kunt verdelen en kunt afwerken, als je weet waar je naartoe werkt. Scrummen met een hoge mate van gedetailleerdheid vraagt wel om een scherpe prioritering en begeleiding. Tijdens het proces was er altijd ruimte voor transparante communicatie, alles bleef over en weer prettig bespreekbaar. We hebben een hele fijne, hele goede samenwerking gehad met Motivo. Zo'n intranet maken, dat lukt alleen als je elkaar vertrouwt. Dat vertrouwen was en is er.'

Transitieperiode

De ingebruikname van het intranet en de voorbereidingen op de volgende fase - de doorontwikkeling met nieuwe functionaliteiten en uitbreidingen - zijn in volle gang. Keyusers zijn druk met collega's enthousiasmeren en nieuwkomers vinden zonder training snel hun weg op het nieuwe intranet. 'Natuurlijk moet iedereen even wennen, maar deze transitieperiode vordert gestaag. Het helpt enorm dat collega's elkaar makkelijker vinden en up-to-date zijn. Medewerkers kunnen snel de voor hun werk benodigde protocollen en andere benodigde documenten vinden. Je kunt favorieten opgeven en daarin zoeken, dus ook snel vinden wat voor jou relevant is.'

Vinden

De vindbalk is een ideale functionaliteit geworden. Met één zoekterm wordt direct in alle mogelijke bronnen gezocht, zodat je niet tussen verschillende systemen hoeft te wisselen. Wat de meest handige prioritering en weergave is, wordt gaandeweg en in overleg met de gebruikers gefinetuned. Dat is prettig, want zo wordt het op maat gemaakt voor de eindgebruiker.

Kortom; het is modern, mooi en goed gelukt. Wij zijn positief en zien nog veel meer potentie!