Zorggroep Solis Intranet

"Motivo zet de interne communicatie van Zorgroep Solis op een hoger plan"

Tineke Spijkers over Sociaal Intranet‘We wilden meer betrokkenheid van onze medewerkers bij de organisatie. Ook wilden we samenwerking bevorderen, kennis op een betere manier delen, innovatie stimuleren en snel inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Hoewel we pas enkele maanden live zijn durf ik te stellen dat we hierin glansrijk geslaagd zijn,’ aldus Tineke Spijkers, hoofd marketing & communicatie Zorggroep Solis.

Zorggroep Solis

Zorggroep Solis verleent al sinds 1267 zorg in Deventer en omstreken en heeft ongeveer 1100 medewerkers, verspreid over zes vestigingen. De organisatie heeft veel digitale kennis en informatie tot haar beschikking, zoals vakinhoudelijke informatie, zorggerelateerde informatie, marktinformatie en overheidsinformatie. Toch vond veel communicatie met medewerkers nog plaats per brief of via vergaderingen. Dat moest beter. Motivo werd gevraagd een oplossing te ontwikkelen.

Ik kende Motivo van projecten uit het verleden en had een goede indruk van de organisatie en de mensen’, zegt Tineke Spijkers. ‘Ik heb Motivo gevraagd een webapplicatie te ontwikkelen waarmee we relevante informatie eenvoudig bij verpleegkundigen, managers, artsen, fysiotherapeuten, thuiszorgmedewerkers en andere relevante doelgroepen kunnen krijgen. Informatie op maat voor alle relevante stakeholders.

Smoelenboek medewerkers

Sociaal Intranet voor Zorggroep SolisOp basis van de eisen en wensen van Zorggroep Solis heeft Motivo een sociaal intranet gebouwd. Een belangrijk onderdeel is het “smoelenboek”: een overzicht van alle medewerkers met foto, informatie over hun kennis en kunde en rechtstreekse contactinformatie. Met de zoekfunctie zijn zij gemakkelijk te vinden op onderwerp of specialisatie. Daarnaast is een nieuwsmodule opgenomen. Hier kan een medewerker nieuws vinden – uit zowel interne als externe bronnen – over relevante onderwerpen.

Digitale nieuwsbrief

Ook kunnen medewerkers zich abonneren op een dagelijkse digitale nieuwsbrief met artikelen uit de rubrieken van hun keuze. Deze nieuwsbrief wordt automatisch verzonden op basis van vooraf ingestelde “triggers”. Uiteraard kan Zorggroep Solis zelf nieuws toevoegen en een prioritering aangeven.

De kalender geeft een overzicht van alle relevante interne en externe evenementen, activiteiten en gebeurtenissen. Medewerkers kunnen interessante gebeurtenissen direct kopiëren naar de eigen Outlook agenda. Voor sommige activiteiten kan de medewerker zich direct inschrijven (zoals de griepvaccinatie).

Vacatures krijgen groter bereik

Ook vacatures deelt Solis via intranet. Belangrijker nog is dat medewerkers de vacature  direct kunnen delen op hun eigen social media. Zo is het bereik van de vacatures vele malen groter. Verder zal in de toekomst ook informatie over opleidingen geïntegreerd worden in het intranet. Medewerkers kunnen hier informatie vinden over de stages, BBL- en BOL-opleidingen van Zorggroep Solis.

Lancering sociaal intranet

Het sociaal intranet (Solis Intranet) is in november 2015 live gegaan. Volgens Tineke Spijkers zijn de resultaten erg goed. ‘Van de 1100 medewerkers waren er twee weken na ingebruikneming al 900 die dagelijks inlogden. Zij spenderen per keer meer dan vier minuten op intranet. Na een maand waren al 65000 pagina’s bekeken. Dat geeft aan dat medewerkers het Solis Intranet goed gebruiken en dat zij de informatie die ze vinden als nuttig ervaren.

Korte terugverdientijd

Interessant is dat de terugverdientijd van het project binnen Zorggroep Solis relatief kort (minder dan een jaar) is. Dankzij Solis Intranet is het personeelsblad dat enkele malen per jaar werd uitgegeven overbodig geworden. Daarnaast heeft Solis aanzienlijke besparingen gerealiseerd op de communicatiekosten: waar voorheen veel aankondigingen, uitnodigingen en andere informatie (griepprik, updates van zorgverzekeraars en andere “basisbrieven”) per post verstuurd werden, is nu intranet het communicatiemiddel.

Weten wat een Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op.